Quando foi a última vez que uma programa melhorou significativamente a forma de trabalharmos?
Dropbox vai conseguir!
Fazer-nos esquecer a aborrecida tarefa de fazer backup, acusado de ir por aí com uma pen ou não ter acesso a um dos ficheiros quando você precisar dele.
Fonte: pc-actual.com
Dropbox é um programa gratuito, disponível para Windows, Mac e Linux, lançado no final de 2008. Basicamente, crie uma pasta no seu computador e faz uma cópia através da internet de todos os arquivos colocados nela.
De certa forma, é um serviço de backup on-line, e também é responsável por manter a sua cópia dos nossos arquivos em sincronia, isto é, cada vez que fazemos uma mudança nos nossos documentos, ainda que pequena, irá detectar e copiá-lo novamente de imediato, mantendo a anterior versão, caso surge a necessidade no futuro.
Etapa 1
http://www.getdropbox.com
Visite http://www.getdropbox.com/ e descarregue a versão mais recente do programa. Neste momento, o site está em Inglês, mas não é difícil encontrar o botão de download. Durante a instalação vai perguntar se você tem uma conta, escolher nenhum e vamos fazer o preenchimento de um formulário.
Por padrão em sistemas operativos Windows, crie a pasta My dropbox nos Meus Documentos, mas também podemos escolher o local, desde que seja no nosso PC local.
Após a instalação, veremos que um ícone Dropbox aparece na nossa área de notificação (system tray). De lá, você pode aceder rapidamente à Minha pasta Dropbox (com o botão direito do rato e escolha Open My Dropbox), mas será uma boa idéia para criar-mos um atalho na área de trabalho (desktop).
Etapa 2
O primeiro arquivo
A idéia não é fazer uma cópia dos nossos arquivos para a Dropbox, mas sim mudar para essa pasta e trabalhar a partir daí. No entanto, antes de começar a copiar megas e megas, temos de aprender as funcionalidades básicas do programa.
Arrasta para a My Dropbox um arquivo ou pasta com uns poucos de arquivos, você verá que surgirá junto aos seus ícones junta-se um símbolo colorido azul, que significa que o arquivo está em fase de cópia para a Internet. Quando se tornar verde, significa que o arquivo foi copiado.
Se eles forem arquivos pequenos o processo é rápido, mas depende da velocidade de sua ligação à Internet. Em qualquer caso, enquanto o arquivo é sincronizado pode continuar a trabalhar normalmente, já que estamos a trabalhar com a cópia local do ficheiro.
Passo 3
Interface Web
Você pode aceder a todos os seus documentos de qualquer computador com acesso à Internet sem ter que instalar a Dropbox. Tudo o que você tem a fazer é ir a www.getdropbox.com e digitar seu nome de utilizador e palavra-passe.
Na área de trabalho você pode ir directamente, clicando no botão direito do rato sobre o ícone Dropbox localizado na área de notificação, e seleccionar no menu de contexto “Web Interface”. Com efeito, ao lado desta opção, podemos ver qual a percentagem do espaço disponível na nossa conta.
Através do interface Web você pode navegar pelos seus arquivos e pastas como se fosse o explorador do windows, você pode baixar documentos ou pastas inteiras ZIPADOS e enviar novos arquivos, que será replicado imediatamente em todos os computadores ligados à Internet com Dropbox.
Em geral, a Interface Web é essencial para quem precisa aceder os seus ficheiros em computadores que não pretenda instalar a sua conta Dropbox; Por exemplo, num cibercafé, em casa de um amigo ou no escritório de um fornecedor ou cliente.
Passo 4
Recupera uma versão antiga
Imagine que você tenha apagado, por engano, um ficheiro ou uma pasta cheia de ficheiros. Calma, se estiver no Dropbox, você pode recuperar. Para fazer isso vá à Interface Web e opte por Show deleted files. Procure e seleccione o que apagou e seleccione selecciona Restore folder se for uma pasta ou Undelete se for um ficheiro. Como por magia, os ficheiros vão aparecer na sua pasta My Dropbox na sua localização original.
Se o que aconteceu é que você tem gravou por cima de um ficheiro com uma versão anterior ou outro arquivo com o mesmo nome, em seguida, então aceda a Revisions, clicando no botão direito do rato no arquivo ou através da Web interface. Você vai ver uma grelha com todas as alterações do documento desde que o colocámos na Dropbox e você pode restaurar qualquer versão.
Passo 5
Em casa e no escritório
Repita o processo de instalação Dropbox no PC de casa ou do seu laptop. Quando ele perguntar se você tem uma conta Dropbox, escolha I have a Dropbox account e digite seu nome de utilizador e palavra-passe. Após a instalação, você verá a sua pasta My Dropbox a encher automaticamente com todos os documentos e pastas que você colocou através do primeiro computador onde você instalou o aplicativo. Quando o processo terminar, você pode fazer mudanças em qualquer documento.
A alteração será replicada na nuvem e no computador do escritório, desde que esteja ligado à Internet naquele momento. Se não da próxima vez que você se ligar à Internet ele irá enviar todas as alterações.
O único cuidado a ter é que , depois de ligar o PC de casa deve esperar um pouco para que o Dropbox baixe todas as alterações. A menos que você tenha muitas actualizações a fazer, ele não deve demorar mais que alguns minutos. Se você não actualizar, irá criar uma cópia em conflito.
Passo 6
Partilhar uma pasta com outros utilizadores
Se, por exemplo, você trabalhar em estreita colaboração com um fornecedor e que estão constantemente a trocar documentos, é provável que agora utiliza o e-mail. No entanto, é mais prático criar uma pasta partilhada no Dropbox; assim ambos poderão enviar e aceder aos ficheiros dentro dessa pasta.
Se você quer trabalhar num documento, como uma to-do list, você pode editar o mesmo documento, e vocês terão sempre a vossa cópia sincronizada. É como se fosse uma rede de casa, mesmo quando estamos do outro lado do mundo. Simplesmente fenomenal.
Para partilhar uma pasta, clique nela com o botão direito do rato, para aceder ao menu de contexto. Então, dentro da secção Dropbox, escolha Share. Vai aceder à Web Interface, que irá pedir-lhe para incluir o e-mail da pessoa ou das pessoas com quem quer partilhar a pasta. Eles receberão um email com o seu convite para participar da sua pasta partilhada. Quando aceitarem, as pastas aparecerão dentro do My Dropbox e podem movê-las para onde quiserem.
Além disso, estando os arquivos no Dropbox, você terá um registo e controlo de todas as alterações: data, autor da alteração, a partir de que computador se fez a alteração. Assim, se houver problema, você pode recuperar uma versão anterior do documento.
A única limitação é que você não pode trabalhar em simultâneo no mesmo documento ( da mesma forma que você não poderia fazer através de uma rede local, porque o segundo a abrir o documento só poderá aceder em modo de leitura). No entanto, se abrirmos ao mesmo tempo, o Dropbox irá criar uma cópia da versão "em conflito" para ninguém perder o trabalho.
Passo 7
Pasta Pública
Por vezes queremos enviar para alguém um arquivo muito grande para anexar num e-mail. Dropbox oferece uma outra possibilidade. Se colocar o arquivo na pasta Pública após actualizar o Dropbox, teremos um link público para esse arquivo.
Esse link será colocado num e-mail e quando o destinatário o receber, basta clicar nele e descarregar uma cópia do arquivo sem a necessidade de ser utilizador Dropbox. Quando soubermos que o destinatário recebeu com sucesso o seu arquivo, podemos removê-lo.
Passo 8
Galerias de Imagem
Colocar na pasta Photos as imagens que você deseja partilhar com amigos ou parentes. Tem a possibilidade de usar as pastas para organizar suas fotos em colecções temáticas. Uma vez em sincronia, você receberá um link público para enviar, por exemplo, por e-mail aos seus amigos para que eles possam ver as suas fotografias através da Internet.
Embora não seja fácil de adivinhar a URL da sua galeria se você não a enviar, em princípio, tudo que entrar em Photos é porque você não se importa que seja público.
Se houver algo que você não tenha a intenção de partilhar, mas quer beneficiar dos backups do Dropbox, você pode criar uma pasta para imagens fora de Photos. Você não pode criar galerias públicas, mas pode partilhar com outros utilizadores do Dropbox, como vimos anteriormente.
Com grande poder vem grande responsabilidade
Já disse Ben Parker, o tio do Homem-Aranha, e a citação serve como uma luva. Embora Dropbox seja realmente útil no escritório, para já é uma ferramenta desenhada para um ambiente doméstico. Devemos estar conscientes de que estamos a depositar os nossos ficheiros na Internet e tudo o que os separa de outros utilizadores é uma senha, como tal deveremos mudar de tempos a tempos.
Deixando de lado a questão da segurança (que pode ser melhorada através de outras aplicações em conjunto), usar o Dropbox só apresenta vantagens.
Estou certo de que, se você lhe der uma hipótese, vai mudar a sua maneira de trabalhar e de partilhar documentos.
Sem comentários:
Enviar um comentário